Journalføring av debattinnlegg?

Innledningsvis kan det åpenbart være på sin plass å gjøre det helt klart; Eigersund kommune journalfører ikke debattinnlegg mv. fra andre medier, plattformer mm. Det har vi rett og slett hverken kapasitet eller interesse av. Det er jo litt av Internettets natur at slike innlegg uansett er tilgjengelig på internett om noen skulle ha interesse av dem, selv om de skulle være slettet et sted så er de ofte tilgjengelig andre steder. Så svaret er enkelt, det finnes ikke noe arkiv for slikt i kommunen og det er derfor ikke mulig å gi innsyn i et slikt arkiv eller slike debattinnlegg.

Hva blir så journalført? 
Dersom det kommer informasjon på sider (tilsv.) som administreres av Eigersund kommune og/eller der Eigersund kommune er mottaker, vil lovverket kunne gi en plikt for kommunen å sørge for journalføring. Det samme gjelder for alle typer meldinger. Dette vil være avhengig av at innholdet er arkivverdig, men andre ord så blir ikke absolutt alt journalført. 

Ikke alle er klar over at alt de sender til kommunen kan være offentlig og f.eks plutselig kan dukke opp i lokalavisen eller hos andre som ber om innsyn. Derfor er bl.a denne setningen lagt inn i malen for e-postsignatur for kommunen: "All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentliglovens regler." 

Kravet for journalføring er altså at innholdet skal være arkivverdig, og hva dette er, vil ofte være en definisjonssak. Med arkivverdig materiale menes f.eks dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon, noe f.eks debattinnlegg sjeldent eller aldri vil ha. 

Det er ingen forskjell på hvordan dokumentet er kommet til kommunen, enten det er via e-post, tradisjonelt brev, telefaks, sosiale medier, overlevert personlig, via brevdue eller semafor. Det er alltid innholdet som avgjør om det skal arkiveres eller ikke.

På vår Facebook side finner du denne informasjonen i Om kommunens Facebook-side: "Gi ris og ros, men vær saklig. Innlegg som inneholder sensitive personopplysninger og/eller ærekrenkelser/injurier, reklame vil som en hovedregel bli slettet uten videre. Det samme gjelder for sjikanøse (tilsv.) innlegg som omhandler kommunalt ansatte som enkeltpersoner. Dette gjelder dog ikke for kritiske innlegg mot kommunen som organisasjon.  Innlegg som vurderes som arkivverdige vil bli journalført i kommunens arkiv på lik linje med all annen informasjon som kommer til kommunen." 

Du finner mer informasjon om kommunens rutiner på våre nettsider i denne artikkelen: Innsynsrett, journalføring og åpenhet.

Rutiner for å håndtere innlegg og/eller meldinger med trusler mv.
Vår holdning og rutine er at uavhengig av medie, muntlig eller skriftlig, og uavhengig av hvem det gjelder, folkevalgte og/eller ansatte, vil kommunen rutinemessig kontakte politiet dersom det fremkommer opplysninger som oppfattes som truende og/eller trusler som er eller kan være straffbare. Dette gjelder uavhengig av hvor og hvordan slike opplysninger publiseres, kunngjøres, oversendes mv. For oss er det vesentlig å både ta på alvor og ivareta både ansatte og folkevalgtes personlige sikkerhet.

Er truslene alvorlige, vil de som en hovedregel bli politianmeldt. 

Dersom det skal politianmeldes noen forhold, vil dette skje i henhold til lovverket for slikt, dette kan innebære at kommunen vil inngi en anmeldelse, men det kan også innebære at den enkelte selv må gjøre dette av juridiske årsaker.

På generelt grunnlag kan vi si at vi har et godt samarbeid med politiet og at vi har en lav terskel for å ha kontakt med politiet. En del av vår rutine vil kunne innebære å rådspørre politiet. 

Som et ledd i vår internkontroll og risikovurdering, tok administrasjonen i kommunen kontakt med politiet for et par uker siden for å diskutere sikkerhetsproblematikken for det politiske på generelt grunnlag. Hensikten var å diskutere rutiner mm på et generelt grunnlag, men også eventuelle andre sikkerhetsmessige forhold knyttet til problemstillingen som sikkerhet på politiske møter mm. Bakgrunnen er bla oppfølgingen av spørreundersøkelsen som har blitt gjennomført, ulike hendelser rundt behandling av saker som f.eks bompenger i andre kommuner og spesielt situasjonen som ordføreren i Klepp har vært i.

Vårt utgangspunkt er å være i forkant og utarbeide klare og gode rutiner for håndtering av ulike forhold knyttet til sikkerhet mv. Det er planlagt å ha et første møte, men av kapasitetsmessige årsaker har det ikke blitt holdt ennå.

Kommuenen har i 2018 revidert Rutine ved skader, trusler og vold (22.3.2018). Disse rutinene omhandler også netthets, som er annet tema enn det som tas opp i denne artikkelen.