Eigersund kommune har i årevis hatt en ordning der du kunne abonnere på kommunens postlister via e-post. Dette innebar at du fikk tilsendt den daglige postlisten på e-post så fort den var ferdig til publisering.
Det er på gang en bedre teknisk løsning der du kan bestille enkelt dokumenter via å klikke på dokumentet. Kommunen vil da gjennomgå dokumentet før publisering og sende det til deg på e-post. Av ressursmessige årsaker har ikke denne løsningen blitt ferdigstilt.
I forrige uke var kommunen i kontakt med Norsk Presseforbund som hadde en undersøkelse der de lagde en åpenhetsindex. Vi ble da klar over at vi var en av de få kommunene som ikke hadde postlisten liggende ute på internett og har derfor endret praksis ved at vi nå legger ut postlistene på internett under Postlister.
Dette innebærer at den gamle ordningen med at postlistene sendes ut på e-post vil opphøre i løpet av en ukes tid. Den enkelte som ønsker informasjon om når postlistene er lagt ut på internett, må deretter opprette et eget abonnement for dette. Dette gjøre her der du kan abonnere på nyhetsbrev for ulike tema.
Postlistene vil bli liggende ute i tre måneder.
Eigersund kommune og offentlighet.
I grunnlovens § 100 (5) står det spesifikt at samfunnet har krav på innsyn i dokumenter og til å overvære møter i folkevalgte organ. Med andre ord står innsynsretten like sterkt som ytringsfriheten. Det er offentlighetsloven som regulerer hvordan offentlige instanser skal forholde seg til hva som skal, kan og må offentliggjøres av sakdokumenter m.m.
Når Eigersund kommune har et godt omdømme og nyter stor tillit hos pressen i forhold til vår praktisering av offentlighetsloven, er dette et resultat av lang tids praksis og holdning fra kommunens øverste ledelse. Rådmannen legger stor vekt på å ha et ryddig og korrekt forhold til pressen og ikke minst er han opptatt av at Eigersund kommune aktivt skal praktisere prinsippet om meroffentlighet. Dette innebærer at vi som hovedprinsipp skal strekke oss langt i å gjøre informasjon som "flyter i systemet" offentlig tilgjengelig - og kun unnta informasjon dersom det er absolutt nødvendig etter en konkret vurdering.
Dette prinsippet innebærer at vi som hovedsak gjør informasjon offentlig tilgjengelig også der vi kan unnta informasjonen og ikke må gjøre det. Det er med andre ord alltid en konkret vurdering av det faktiske innholdet som skal ligge til grunn for om hvorvidt dokumentet skal unntas offentligheten, og ikke om hvorvidt det er anledning til å gjøre det. Videre skal det alltid vurderes om hvorvidt et dokument/informasjon kan gjøres tilgjengelig for offentligheten ved å gradere deler av dokumentet, f.eks avsnitt - navn/personopplysninger.
Prinsippet om meroffentlighet, og dermed også mest mulig åpenhet om vår aktivitet, må også ses på som et viktig ledd i det tillitskapende arbeide fra kommunens side overfor våre innbyggere og samarbeidspartnere.
Hovedprinsippet i Eigersund kommune, uavhengig av arbeidsplass, er med andre ord at all informasjon som ikke er unntatt offentligheten, er offentlig tilgjengelig.
Enhver gradering skal alltid være hjemlet i lov med henvisning til konkret paragraf, enten særlov eller i offentlighetsloven. Det er derfor at det for eksemjopel ikke er lov å lagre graderte dokumenter i saksbehandlingssystemet uten å angi en paragraf.
Det er den enkelte sakhsbehandler som selv er ansvarlig for å utføre denne vurderingen for egne skriv, saker m.m. og avdelingssjef (postmottaket) ved mottak av inngående post.
Politikk og offentlighet.
Også den politiske ledelsen i kommunen er opptatt av offentlighet. Alle politiske møter er som en hovedregel offentlige, med mindre det er helt konkrete årsaker til at møtet helt eller delvis må være unntatt offentlighet. F.eks har kontrollutvalget vedtatt at deres møter skal være offentlige, selv om prinsippet for dette utvalget er at møtene er lukket med mindre det motsatte er vedtatt.
Det er alltid utvalget selv som vedtar dersom en sak skal behandles i lukket møte. Enkelte saker må behandles i lukket møte på grunn av lovbestemt taushetsplikt, men det er altså unntaket.
Både saksdokumenter og protokoller behandles slik at det kun er de faktiske og konkrete opplysningene som er unntatt offentlighet i dokumentene.
Som innbygger har du altså rett til å være tilstede på alle politiske møter med mindre møtet blir lukket etter at utvalget har vedtatt det. Det fremgår av kommuneloven.
Offentlighetsutvalget har en god oversikt over bestemmelsene for dette på sine sider om Møter i kommunale organer.
Rett til innsyn.
Alle har rett til innsyn i offentlige dokumenter og prinsippet er at dette er gratis. Dette innebærer at du ikke trenger å begrunne hvorfor du ønsker innsyn og faktisk heller ikke trenger å oppgi hverken navn eller adresse. Det holder å sende en e-post eller ta entil kommunen der du ber om innsyn i et konkret dokument.
Dersom dokumentet ikke inneholder graderte/taushetsbelagte opplysninger vil du få tilsendt dokumentet i sin helhet. Dersom dokumentet inneholder graderte/taushetsbelagte opplysninger som kan sladdes uten å kompromittere innholdet, vil du få tilsendt en sladdet versjon.
Kommunen er forpliktet til å gi deg svar på en begjæring om innsyn som fort som det er mulig, eller som det her i loven "Kravet skal avgjerast utan ugrunna opphald". I tillegg skal et avslag alltid begrunnes med en lovhjemmel.
Klage.
Dersom kommunen ikke kan/vil gi deg innsyn, skal dette avslaget gis skriftlig og du kan påklage det. Det er Fylkesmannen i Rogaland som er klageinstans.
Mer informasjon om offentlighet.
Justis- og politidepartementet har lagd en egen veieder for praktisering av offentlighetslova. Den finner du her.
Offentlighetsutvalget er et utvalg for Norsk Presseforbund bestående av redaktører og journalister med en spesiell interesse for offentlighet. De har mer informasjon om offentlighet og hvordan du kan få innsyn og klage. Her finner du også utkast til ulike brev mm.