Hovedregelen i offentlighetslova er at innsyn skal gis, noe som du finner i lovas § 3. Det er en egen forskrift til offenlighetslova Forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta) som også gir bestemmelser for offentlighet. 

Alle har rett til innsyn i kommunens saksdokumente. Offentlighetslova definerer i § 4 Definisjoner dokumenter som "organets logisk avgrensede informasjonsmengder lagret på medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet".

Dokument betyr i denne sammenheng bl.a. brev, e-post, telefaks, sms, meldinger i ulike sosiale medier mm. 

Begrepet innsynsbegjæring betyr "å be om innsyn". 

Det trengs ikke noen begrunnelse for å be om innsyn. Det er heller ikke nødvendig å oppgi navn for å be om innsyn. Du kan altså gjøres dette via en anonym e-postadresse om du ønsker det. Det er heller ikke nødvendig å vise til noen lovhjemmel, saksnummer, dokumentnavn el. Det eneste som kreves er at du gir en beskrivelse som gjør det mulig for oss å finne de aktuelle opplysningene/dokumentene du ønsker innsyn i. Alt innsyn er som hovedregel gratis.

For mer informasjon om hvordan du rent praktisk ber om innsyn, se egen artikkel dette Hvordan be om innsyn i dokumenter i Eigersund kommune.

I tillegg finner du mer informasjon i departementets veileder for offentlighetslova. Her finner du omfattende og utfyllende opplysninger. Du kan også finne mye informasjon om innsyn, offentlighet og klagemuligheter på nettsidene til Norsk Presseforforbund - offentlighet.no Du vil også kunne finne informasjon om dette på nettsidene til Sivilombudsmannen.
 

Journal og journalføring

Den offentlige postjournalen er nøkkelen til innsyn i all offentlig virksomhet, som stat, fylke og kommuner med kommunale foretak, interkommunale selskaper mv.

  • Hjemmelsgrunnlag - journalføringsplikt
    Offentlighetsloven sier at alle organ som er omfattet av loven skal føre en offentlig journal etter reglene i arkivforskriftens § 9 Journalføring. Den offentlige journalen skal være en oversikt over alle saksdokumenter som har kommmet inn til eller som organet selv har opprettet og sendt ut, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Kommunens postliste omfatter kommunens enheter og kommunale foretak som Eigersund Næring og Havn KF og Eigersund Parkering KF. 
     
  • Journalføring og innsynsrett
    Innsynsretten gjelder uavhengig av journalføringsplikten, dvs. at alle kan be om innsyn i saksdokumenter selv om disse ikke har vært innført i en offentlig journal. 
     
  • Kommunes postjournal på internett
    Journalføringen skal skje fortløpende og Eigersund kommune publiserer sin postjournal fortløpende, Det vil si at et dokument som har kommet inn til kommunen som hovedregel vil finnes på kommunes postliste dagen etter at postmottaker har mottatt og registrert dokumentet. Det kan være forsinkelser i dette, hovedsakelig om det skulle være kapasitetsproblemer på vårt dokumentsenter. Slike forsinkelser, som også vil gjelde for saksbehandlere, prøver vi å unngå, men det kan skje.

    Du finner kommunens postjournal her. Det er pr. dags dato mulig å søke 1 år tilbake i tid  i kommunens postliste. Denne begrensninger skal fjernes og dette er under endring (april 2018).

    Vær oppmerksom på at vi i vår offentlige postjournal ikke publiserer alle dokumenter fra personalarkiv, elevarkiv og barnehagearkiv. Det vil si dokumenter som er registrert på enkeltpersoners arkivkode (fødselsnummer).


Når begynner innsynsretten å gjelde?

Definisjonsparagrafen i offentlighetslovas § 4, bestemmer når innsynsretten begynner å gjelde:

  • Inngående saksdokumenter – dokumenter mottatt av Eigersund kommune
    Innsynsretten begynner å gjelde når saksdokumentet er kommet inn til kommunen, altså før man har startet eller gjort seg ferdig med saksbehandlingen. Et saksdokument er kommet inn til kommunen når det er mottatt, f.eks. i postmottak eller i en e-postboks. Dette gjelder uavhengig av hvem i kommunen som har mottatt dokumentet. Innsynsretten gjelder med andre ord uavhengig av om det er en saksbehandler eller postmottaket som har mottatt dokumentet.
     
  • Utgående saksdokumenter – dokumenter sendt fra Eigersund kommune
    Innsynsretten begynner å gjelde når dokumentet (brev, e-post mm) er sendt ut av og/eller overlevert av kommunen. Hvilken status dokumentet har i kommunens arkivsystem/datasystem (konsept/utkast/kladd) er uten betydning. Dersom dokumentet ikke sendes ut/ekspederes, er det offentlig når dokumentet er ferdigstilt. 
     
  • Politiske saksdokumenter/saker – saksdokumenter til politiske møter i Eigersund kommune
    For offentlighet for politiske saksdokumenter/saker gjelder de samme reglene som for utgående dokumenter. Politiske saksdokumenter publiseres på kommunens nettside Møter og dokumenter. Når dokumentene er publisert, sendes det ut et nyhetsbrev på e-post som alle kan abonnere på. Alle, saksbehandlere, politikerne, presse og publikum, blir varslet samtidig om at saksdokumenter er tilgjengelig gjennom dette nyhetsbrevet. 
    Eventuelle tilleggsdokumenter som kommer etter at saksdokumentene er sendt ut, publiseres på samme måte.
     
  • Interne dokumenter i Eigersund kommune
    Innsynsretten begynner å gjelde når dokumentet er ferdigstilt. Eigersund kommune publiserer i postlisten også arkivverdige interne dokumenter som notater og e-poster mm. Det er kun dokumenter mellom kommunens ulike enheter som er interne dokumenter, dvs at all korrespondanse mellom eksterne parter, som f.eks fagforeninger og instanser utenfor kommunens organisasjon, ikke vil være interne dokumenter. Politiske saksdokumenter er ikke interne dokumenter, jf offentlighetslovas § 16.
     

Taushetsplikt

I noen tilfeller har kommunen plikt til å unnta opplysninger fra innsyn. Det gjelder når opplysningene er av person- eller forretningssensitiv karakter, og da skal kommunen ikke gi innsyn. Taushetsplikten gjelder kun for opplysninger, og hjemles i offentlighetslovas § 13 første (og ev. andre) ledd jf. den loven som pålegger taushetsplikt. 


Behov for å nekte innsyn - merinnsyn

I noen tilfeller kan kommune ha et behov for å ikke gi innsyn. Dette kan f.eks være for interne dokumenter, jf. offentlighetslovas § 14. Hvis kommunen mener at det er et behov for ikke å gi innsyn, skal det alltid vurderes om det er saklig og reelt. Deretter skal det alltid vurdere om man likevel kan gi innsyn (merinnsyn), helt eller delvis. Delvis ved at opplysninger underlagt taushetsplikt sladdes. 
 
Hovedregelen i offentlighetsloven er som tidligere nevnt at innsyn skal gis (§ 3), men det er bestemmelser som pålegger koommunen å nekte innsyn med bakgrunn i lovbestemt taushetsplikt. Foruten bestemmelsene om taushetsplikt, har offentligheslova unntaksbestemmelsene i lovens kapittel 3 som er såkalte kan-bestemmelser, dvs. at hvis kommunen vurderer å bruke en kan-bestemmelse for å nekte innsyn, må kommunen vurdere sitt eget saklige og reelle behov for å nekte innsyn opp mot lovens formål i § 1 og offentlighetsprinsippet i Grunnloven. Hvis kommunen kommer til at offentlighetshensynene som listes opp i lovens formålsparagraf veier tyngre enn behovet for unntak, bør kommunen gi innsyn. Dette går frem av offenlighetslovas § 11 Meirinnsyn.

Det skal alltid vurderes om det kan gis innsyn i et dokument ved å sladde opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

I noen tilfeller kan det være behov for å unnta et dokument midlertidig. Dette fremgår av offentlighetslovas § 5 Utsett innsyn.
 

Avslag på innsyn

Hvis du ikke har fått svar på en innsynsbegjæring innen 5 dager, skal dette regnes for et avslag som kan påklages.
 
Får du avslag på et krav om innsyn i Eigersund kommune:
  • skal dette alltid være skriftlig, 
  • skal det gis en konkret begrunnelse for hvorfor du ikke kan få innsyn, 
  • skal være opplyst om hvorvidt det er vurdert å gi innsyn i deler av dokumentet,
  • skal det ha med opplysninger om dine klagemuligheter. Fylkesmannen i Rogaland er klageinstans.
For mer informasjon om dette, se egen artikkel Hvordan klage på innsyn?


Innsyn og åpne politiske møter

Politiske møter er som hovedregel alltid åpne for offentligheten, og det skal føres møtebok fra alle slike møter. Dersom møter skulle bli lukket for offentligheten, må det skje etter reglene i kommuneloven. I så tilfelle skal det treffes en formell beslutning om å lukke dørene for allmennheten. Hjemmelen for lukkingen skal også føres i møteboken. Slik lukking skjer med utgangspunkt i enkeltsaker og ikke møtet som helhet.

Enkeltsaker kan som nevnt være unntatt offentlighet, men det må være begrunnet i konkrete lovhjemmel, som f.eks taushetspliktsbestemmelser i forvaltningsloven, offentlighetsloven, kommuneloven eller særlover. Reglene for offentlighet og innsyn er like for politiske saksdokumenter som for andre dokumenter i kommunen.

Kommunen har som rutine å lage politiske saker slik at mest mulig av saken er offentlig, mens opplysninger som er taushetsbelagt fremgår av egne vedlegg som kun sendes til møtende medlemmer.

Et saksforelegg som er unntatt offentlighet kan behandles i åpent møte sålenge det ikke refereres til taushetsbelagte opplysninger i møtet.


Du vil også kunne finne informasjon om åpenhet og politiske møter på nettsidene til Sivilombudsmannen. Sivilombudsmannen har bl.a. gitt en uttale i en sak fra Arendal kommune der det gis en god gjennomgang av lovgrunnlag, definsjon av hva som er et politisk møte, regelverk mm for åpenhet og politiske møter. Saken var at en redaktør i Nye Arendals Tidende AS klaget 23. november 2015 til ombudsmannen over manglende møteoffentlighet i Arendal kommune i forbindelse med at ordføreren hadde innkalt varaordfører og gruppelederne i bystyret til et møte 9. april 2015.  

Taushetsplikt for politikere i møtene.
En politiker har ikke taushetsplikt om det som skjer i et lukket møte, kun for opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt uavhengig av om de blir gitt muntlig i møtet eller skriftlig i saksdokumentene. Opplysninger om taushetsplikt for folkevalgt finnes i en egen veileder Taushetsplikt for folkevalgte Rundskriv H-2112, mars 2000.

 
 
Kilder: Norsk Arkivråd, Offentlighet.no