Du skal alltid få et skriftlig avslag om vi ikke kan/vil gi deg innsyn. Det går frem av offenlighetslovas § 31 Avslag og grunngiving. Samme paragraf krever også at kommunen skal gi deg en konkret begrunnelse for hvorfor du ikke kan få innsyn. Avslaget skal alltid vise til hvilke lovhjemler som ligger til grunn for avslaget.

Det skal også fremgå av svaret til deg om hvorvidt kommunen har vurdert å gi merinnsyn, dvs selv om det er lov å unnta dokumenter fra innsyn, skal det allikevel vurderes om det skal gis merinnsyn. Dette går frem av offenlighetslovas § 11 Meirinnsyn. Vi skal også alltid vurdere om det kan gis innsyn i et dokument ved å sladde opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

I avslaget skal det også være med opplysninger om din mulighet for å klage, klagefrist og hvem som er klageinstans.

Kort oppsummert, får du avslag på et krav om innsyn i Eigersund kommune så:
  • skal dette alltid være skriftlig, 
  • skal det gis en konkret begrunnelse med lovhjemler for hvorfor du ikke kan få innsyn, 
  • skal være opplyst om hvorvidt det er vurdert å gi innsyn i deler av dokumentet,
  • skal det ha med opplysninger om dine klagemuligheter.


Hvordan klage?

Du kan innen 3 uker etter at du har mottatt avslaget, kreve en nærmere begrunnelse for avslaget. Dette skal kommune gi deg skriftlig svar innen 10 dager. Dette fremgår av offentlighetslovas § 31.

En klage kan være så enkel som at du skriver: "Jeg viser til avslag på innsyn av Eigersund kommune (dato) i dokument om xxxx. Avslaget påklages."  Du trenger ikke å begrunne en klage, men det er fint om du gjør det. Det vil gjøre det enklere å behandle klagen. 

På Presseforbundets nettsider, offentlighet.no under Klag på 1-2-3 finner du mange utkast til klagebrev som kan hjelpe deg i en klage.

Hvor sendes klagen?
Når du sender inn en klage på avslag, skal denne sendes til Eigersund kommune, fortrinnsvis på e-post til post@eigersund.kommune.no, gjerne med kopi til saksbehandleren som har gitt deg avslag. Eventuelt kan du sende klagen i vanlig post til Eigersund kommune, postboks 580, 4379 Egersund.

Ved å sende en klage til kommunens postmottak, er du sikrere på at klagen blir behandlet så fort som mulig. Sender du kun klagen direkte til saksbehandler, kan det skje at klagen blir liggende og ikke blir behandlet pga fravær som ferie, sykdom, permisjon mm. 

Hva gjør kommunen når vi mottar en klage?
Klagen vil bli journalført i kommunens postjournal. Kommunen vil vurdere avslaget på nytt og vurdere om vi allikevel kan/skal gi deg innsyn. Får du helt medhold i klagen, får du oversendt dokumentet du har bedt om. Får du bare delvis medhold, vil du få et dokument der deler av dokumentet er sladdet. Får du delvis medhold, kan dette også klages på.

Dersom avslaget opprettholdes og vi ikke kan/vil gi deg innsyn, vil klagesaken bli oversendt til Fylkesmannn i Rogaland for avgjørelse så fort saken er behandlet. Du vil få kopi av oversendelsen.

Kommunen er pålagt å avgjøre klagen uten ugrunnet opphold, men om vi av ulike årsaker ikke klarer å gi deg et kjapt svar, skal du få et foreløpig svar med begrunnelse for hvorfor.

Hva gjør Fylkesmannnen i Rogaland?
Fylkesmannn i Rogaland vurderer saken basert på de opplysninger du gir i din klage og kommunens begrunnelse. Dette vurderes opp i mot lovverket, lovforarbeider og avgjørelser av Sivilombudsmannen.

Dersom fylkemannen gir deg medhold i klagen, er kommunen pålagt å gi deg innsyn i dokumentet med en gang (uten ugrunnet opphold).

Hvis fylkesmannenn ikke gir deg medhold i din klage, kan du be Sivilombudsmannen om å vurdere avslaget. Du finner mer informasjon om dette i departementets veileder for offentlighetslova, kapittel 10.5.1 Klage til Sivilombodsmannen.