Intern ansvarsfordeling og kodeverk
HR/HMS utarbeider ansettelsesbrev ved alle faste ansettelser og midlertidige ansettelser med en varighet ut over 12 måneder. Øvrige ansettelsesbrev lages på den enkelte arbeidsplass av leder eller andre som har fått delegert denne oppgaven. Det er leder ved arbeidsplassen som formelt har myndighet til ansettelser og signerer ansettelsesbrevet, jfr. ansettelsesreglementet punkt 1. Tilbud om ansettelse skal skrives i Webcruiter, med mindre det ikke er foretatt en utlysning i forkant. Eksempler på dette kan være forlengelse av midlertidige ansettelser, rammeavtaler for tilkallingsvikarer etc. I sistnevne tilfeller brukes Websak pluss. Brevmalen vil være lik i begge systemer.
Med hensyn til rapportering og intern økonomistyring, må den som utarbeider ansettelsesbrevet ha et bevisst forhold til kodeverket som følger en ansettelse. Vi vil her redegjøre for de aktuelle kodene som blir brukt.
NB! Ingen felter skal stå tomme når brevet sendes ut til kandidat, med unntak av prosjektnummer dersom dette ikke er aktuelt
Stillingshjemmel
Her føres den aktuelle stillingshjemmel som er utlyst. Dersom stillingen kombinerer flere stillingshjemler må dette fremkomme tydelig, eksempelvis 1701 001 (50 %) og 1701 002 (50 %). Intern mottaker av tilbudet (lønningskontoret) må lett kunne forstå hvordan stillingen er tenkt finansiert.
Timer pr. uke i 1/1 stilling
Opplysningene som føres her er det totale uketimetallet aktuell stilling har i en 100 % stilling. De fleste stillinger i Eigersund kommune arbeider enten 37,5 timer eller 35,5 timer (turnus). Noen grupper vil avvike fra dette, eksempelvis deltidsansatte i brann (40) og fysioterapeuter (36).
Utdanningskoder
Disse følger det sentralt fastsatte PAI-registeret. De oppførte utdanningsalternativene treffer ikke alltid den faktiske utdanningen søker har fullført. I de tilfeller velges den utdanningen som er mest nærliggende.
Tjenestestedskoder
Dette er også sentralt fastsatte koder som du vil finne i egen oversikt. Den enkelte arbeidsplass har oftest bare en tjenestekode som gjenbrukes i hvert ansettelsesbrev.
Rapporteringskode, off. kode og benevnelse
Rapporteringskoder er en intern opprettet kode og er som hovedregel lik off. koden, men det finnes også noen unntak fra dette. Offentlig kode og benevnelse følger hovedtariffavtalen. De mest brukte rapporteringskoder og off. koder med benevnelse finner du her: Stillingskoder
Konto-art
Koden som oppgis her vil styre hvor lønnsmidlene konteres mot, eksempelvis fastlønnsbudsjett eller vikarbudsjett. Aktuelle konto-arter som er opprettet av Eigersund kommune finner du her: Oversikt over konto-arter.
Funksjonskode og prosjektnummer
Funksjonskoder og prosjektnummer er, sammen med ansvar, en del av "kontostrengen" internt. Disse vil også være utslagsgivende for riktig plassering av utgifter i den interne økonomistyringen. Mens funksjonsnummer skal påføres alle ansettelser, vil prosjektnummer kun være aktuelt hvis det er opprettet et spesifikt prosjekt som de økonomiske ressursene skal styres mot.
Spørsmål?
Dersom du har spørsmål rundt beskrevet kodeverk eller andre forhold rundt ansettelser, er du velkommen til å ta kontakt med din HR-rådgiver.