Egersund kommunes veiledningstorg skal veilede innbyggere, næringsliv og ansatte i kommunens tjenester og bidra til at disse kommer i kontakt med rette personer i kommunen. Veiledningstorget er lokalisert i Lerviksgården i 2.etasje.

Telefon 51 46 80 00
E-post veiledningstorg@eigersund.kommune.no
Besøksadresse Nytorget 9, 4370 Egersund

• Trio og Outlook –vår kontaktsenterløsning
  • Telefoner
  • Epost
  • Chat
  • sosiale medier
  • Statistikk
  • CB
  • Opplest køtid
  • Mobil linjestatus
  • Evaluering
• Covid-19-tiltak i veiledningstorget

  Aktive deltakere i arbeidet med digitalt skjema for testing

• Mobil og kommunalt mobilabonnement

  Veiledningstorget administrerer og oppretter

• KF-delegering

  Eigersund kommune benytter KF Delegeringsreglement som løsning for registrering av delgert myndighet. KF Delegeringsreglement har alle lovparagrafer som gir kommunen myndigheter og plikter hvor 150 lover og over 1000 paragrafer styrer kommunens daglige virksomhet.

  Veiledningstorget er redaktører i KF Delegeringsreglement og gjør alle redaksjonelle endringer på vegne av hele organisasjonen.

• Skjenkebevillinger

  Veiledningstorget er med i kommunens tverrfaglige team som jobber med skjenkesaker. Sommeren 2020 ble kommunens alkoholpolitiske retningslinjer for perioden 2020-2024 behandlet og godkjent i kommunestyret. Veilednignstorget har vært saksbehandlere på politisk skjenkesak, samt ivaretar vi søknad- og behandlingsprosessene ved søknad om ambulerende og skjenkebevilling for enkelt anledning. Les mer.

• Adgangskort

  De fleste normens digitale kompetanse fikk et løft da verden ble rammet av Covid-19 og digital bestilling av adgangskort ble et av de første viktige tiltakene som ble iverksatt for å opprettholde tjenesteproduksjon i veiledningstorget under restriksjoner.

  Alle ansatte i Eigersund kommune kan få et ansattkort. Men adgangskort med rettigheter utstedes kun til dem hvor leder har klarert bestillingen med definering av adgagnsgrupper.

  • Bestilling av adgangskort til ansatt
  • Bestilling av adgangskort til kommunale haller
• HMS kort

  Veiledningstorget ivaretar arbeidsgivers oppgave med å bestille HMS kort til ansatte som skal utføre arbeid på bygge- og anleggsplasser. Veiledningstorget foretar bestillingen hos arbeidstilsynet når tilstrekkelig og god nok dokumentasjon foreligger fra arbeidstaker. Arbeidstaker må bruke et digitalt skjema for å sende veiledningstorget nødvendig informasjon slik at personvernhensyn ivaretas. Det er arbeidstilsynets krav til bilder og legitimasjon som legges til grunn og det er derfor viktig at det som er spesifisert i skjemaet følges.

  • Skjema for innsending av informasjon
• KS læring

  ...

• Forbedringsarbeid

  Veiledningstorget drives etter og måles i tjenesteleveranse. Dette gjøres gjennom aktiv bruk av statistikker og effektivisering av drift. Fremdriften styres av tilgjengelig datagrunnlag og vi har i den forbindelse fått på plass verktøy for å kjøre kundeundersøkelser via tilbakering.

  Veiledningstorget håndterer alle oppgaver etter en prioriteringsskisse og har standarder og mål i rutine for serviceleveranse som skal innfris. Dette gjør at mindre presserende oppgaver av og til må vente fordi andre ting haster mer.

  Til nå i år har veiedningstorget rukket å digitalisere 5 prossesser, ved god hjelp fra tiltak som ble tvunget frem som konsekvens av Covid-19 og krav i GDPR regelverket. Vi er nå inne i prosess med å digitalisere skjema for søknad om serveringsbevilling og etter det står neste prosess klart i kø.

  Vi jobber aktivt for å flytte dialog med så vel kollegaer som innbyggere over på digitale plattformer selv om nyere forskning ikke viser tegn til at telefonsamtalen vil dø ut med det første. Og det synes vi er koselig. Dialogen og kontakten med innbyggere og næringsliv er givende og gjør at ingen dager er like. Kommunikasjon er et spennende felt og vi har også godt og nært samarbeid med Kommunikasjon i kommunen hvor vi koordinerer informasjon og måten vi kommuniserer med innbyggere og næringsliv på.

  Veiledningstorget har en større opplæringsrolle nå en tidligere for å veilede kollegaer til bruk av digitale verktøy

• Digital arbeidstidslinje

  i tråd med kommunens digitaliseringsplan har veiledningstorget digitalisert de prosesser som. Det gjenstår en fulldigital prosess for mobilbestilling og det jobber vi med

• Mobilreglement, nettbutikk og ny operatøravtale

  ...

• Reservering av torgplass

  Veiledningstorget skal ta over denne oppgaven for bygg og eiendom og i den anledning jobber vi nå med å få på plass en digital løsning på våre nettsider slik at innbyggere kan reservere og betale for dette i en operasjon uavhengig av åpningstider og tilgjengelighet. Prosjektet innebærer valg av egnet digital plattform og ledes av leder for veiledningstorget.

• Ivaretakelse av GDPR i veiledningstorget

  Ved veiledningstorget har vi høy bevissthet rundt lagring og oppbevaring av data og selv under ekstraordinære omstendigheter skal det ikke oppbevares sensitiv informasjon i veiledningstorget. Alle veiledningskonsulenter er opplært i bevissthet rundt dette.

  Ved oppbevaring av informasjon skal veiledningstorgets konsulenter, i tråd med lovverk, kunne vise til en vurdering der tjenstlig grunn og tydelig informasjon til den andre parten fremkommer. All informasjon som lagres skal være dokumentert og veiledningstorgets konsulenter skal kunne rapportere på dette.

  Veiledningstorget har ingen Controller funksjon for organisasjonen og skal bare sikre seg at vedkommende henvendelsene sendes til er registrert som tilgjengelige. VT kontrollerer ikke at oppdrag blir utført.

  I forbindelse med ivaretakelse av GDPR og kvalitetssikring av andre tjenester ved veiledningstorget er følgende rutiner blitt revidert og prosesser blitt gjort digitale

  • Innsending av dokumentasjon til veiledningstorget for bestilling av HMS kort
  • Endrede epost rutiner
  • Digitalisering av prosesser som innebærer personnummer
  • Økt digital tilstedeværelse for å redusere antall fysisk henvendelser