Ulike utredninger i «Omstilling 2020» ble politisk behandlet i oktober 2017. Disse pekte på muligheter for å forbedre, forenkle og fornye tjenester. I dagens økonomiplan for 2018-2021 er forventet økonomisk effekt av tiltakene totalt sett 5 %. Dette innebærer at vi må levere samme tjenester med redusert bemanning eller levere flere tjenester med samme bemanning. Situasjonen er ulik for de ulike tjenestene. Det som er likt for alle er at vi må gjøre endringer i måten vi jobber på. Vi må finne forbedringer for eksempel gjennom å samordne ressursene bedre og gjør ting enklere, og vi må bruke teknologi til å forenkle og automatisere. Som en oppfølging av «Omstilling 2020» er det derfor også satt i gang et utviklingsprogram, som er kalt «FRAM» , og et prosjekt for gjennomgang av organisering og ledelse, kalt «Framsynt».
Sammenheng mellom alle utviklingsaktiviteter
Oversikten nedenfor sammenfatter i hovedsak de prosjektene og prosesser som viser utviklingsarbeidet, som er rettet mot å videreutvikle tjenester, arbeidsprosesser og tilhørende organisering og lederroller i Eigersund kommune. Hensikten er først og fremst å bidra til en bedre oversikt og bedre forståelse av hvordan alt henger sammen.
Gjøre ting enklere
I dag har kommunen cirka 1400 ansatte som gjør en formidabel jobb for å levere gode tjenester til kommunens innbyggere, men det er også en krevende situasjon. Det er et gap mellom det organisasjonen kan levere, og de forventningene som stilles til tjenestene fra innbyggere, politikere og fra medarbeiderne selv. Dette er utfordrende ikke bare for innbyggerne, men også i høyeste grad for medarbeidere som opplever dette forventningsgapet. På samme tid er den økonomiske situasjonen svært krevende med stramme budsjett, og dermed uten rom for å basere løsningene på dagens og framtidens utfordringer på økte ressurser. Det er satt et ambisiøst mål om å levere tjenester bedre og billigere. Å få til dette kan og skal ikke handle om at vi skal løpe fortere – det er få eller ingen som opplever de har den type slakk i sin arbeidshverdag i kommunen i dag.
Utviklingsmulighetene ligger i å finne nye løsninger. Det handler for eksempel om å finne områder der ny teknologi kan skape enkle løsninger som frigjør tid, og å finne muligheter for å koordinere, forenkle og levere tjenester på nye måter. Det handler også om endringer i organisering og ledelse som kan bidra til å forenkle og forbedre interne prosesser og understøtte tjenesteytingen til innbyggerne på en bedre måte.
Dette bakteppet har dannet grunnlaget for et ganske bredt sammensatt utviklings- og forbedringsarbeid. Noe gjennomføres i den enkelte sektor. Helse og oppvekst har tidligere fått en ekstern gjennomgang, «Devold-rapporten», som har identifisert forbedringspotensial og som er bearbeidet til en handlingsplan som nå gjennomføres. Kultur og oppvekst har handlingsplan som er utarbeidet som en del av det ordinære strategiarbeidet. Teknisk vil i kommende måneder få en ekstern gjennomgang nå i vår (gjennomføres av WSP) som vil resultere i en fagrapport for Teknisk som kommer til å legge grunnlaget for framtidig organisering og handlingsplan. I tillegg er det satt i gang et forbedringsprogram, FRAM, som spenner på tvers av sektorene og som i dag har fire definerte prosjekter i ulike faser:
Digitale tjenester
Digitale tjenester handler å realisere mulighetene i bruk IKT og digitale plattformer, det vil si automatisere eller lage «selvbetjening» av informasjonstjenester, søknadsprosesser og deler av saksbehandling, og mye annet. Prosjektet har så langt hatt hovedvekt på å lage den teknologiske «grunnmuren» som gjøre det mulig å digitalisere. Å lage de konkrete nye løsningene vil være et samspill mellom prosjektet og enhetene og fagpersonene som kjenner tjenestene best.
Veiledningstorg
Veiledningstorg handler om å lage en fysisk arena som samler publikumhenvendelser som ikke er digitalisert eller ikke lar seg digitalisere, og som i dag spres rundt i organisasjonen og som i dag gjør at mange saksbehandlere og fagpersoner opplever en arbeidsdag som stykkes opp unødig og gjør at de får jobbet mindre effektivt enn ønsket. Et veiledningstorg kan svare på mange henvendelser selv, og sikre at det de selv ikke kan løse på torget tas videre på enkleste og riktigste måte første gang, til det beste for både innbyggere og fagmiljø.Som et grunnlag for etablering av Veiledningstorg, og også som et faktagrunnlag for å jobbe med digitale tjenester, vil eksterne konsulenter (PWC) gjennomføre en Behovskartlegging av publikumstjenester.
Orden i eget hus
Orden i eget hus handler om å utvikle internkontroll, kvalitetssystem og arbeidsprosesser. Dette handler ikke bare om å sikre at alt gjøres i henhold til lov, forskrift etc. Det handler også om å redusere merarbeid som oppstår når vi ikke får gjort ting riktig første gang. Uklarheter, manglende informasjon eller feil bruk av tid/ressurser kan være en viktig tidstyv i hverdagen, i tillegg til at risikoen for at noe blir alvorlig galt selvsagt øker.
Livslang læring
Livslang læring tar utgangspunkt i et syn på mennesker som stadig lærende og i utvikling, og handler om hvordan vi utvikler tjenester og samspill mellom kommune og innbyggere, og hvordan vi som arbeidsgivere gjør kommunen til en utviklende og lærende arbeidsplass. Prosjektet er i tidlig fase, men et eksempel på konkret tiltak på kort sikt kan være å sikre den læringen eksternt og internt som gjør oss i stand til å ta i bruk digitale tjenester.
Framsynt
Prosjektet «Framsynt» skal, i samspill med flere av de andre utviklingsprosjektene, gi oss en begrunnet faglig anbefaling om utforming av en organisering og ledelse som kan bidra til å understøtte våre mål på kort og lang sikt. Dette prosjektet er også ledet av innleid konsulent (Praxes AS v/Roger Klev).