Tidligere ble innsynsbegjæringer fra postlistene og til postmottaket sendt direkte til saksbehandler. Nå er dette endret slik at alle innsynsbegjæringer sendes via en egen e-postadresse innsyn@eigersund.kommune.no
Veiledingstorget vil nå motta alle innsynsbegjæringer og etter å ha sjekket om saksbehandler er tilstede, videresende dem til saksbehandler eller ved fravær til vedkommendes leder for oppfølging.
De aller fleste innsynsbegjæringer blir besvart fortløpende og innen fristen på 1-3 dager. Med den korte fristen det er for svare på innsynsbegjæringer, har det vært en utfordring når saksbehandler har vært fraværende pga kurs, sykdom, ferie mm, og det er årsaken til at veiledningstorget nå vil videresende dem etter å ha sjekket om saksbehandler er tilstede.
Det er imidlertid noen få innsynsforespørsler som gir organisasjonen mye ekstraarbeid fordi de av ulike årsaker ikke blir besvart og der det ofte heller ikke gis et foreløpig svar på hvorfor det/de etterspurte dokumentet(ene) ikke oversendes. Den manglende oppfølgingen medfører ofte at mange ulike nivåer i organisasjonen etterhvert blir involvert, sammen med Fylkesmannen i Rogaland og Sivilombudsmannen. Dette er noe av årsaken til at eventuelle purringer nå vil involvere leder og kommunalsjef på et tidlig stadie og ikke når det har blitt et problem: Det er også en presisering av at det å følge opp innsynsbegjæringer er et klart lederansvar.
Kommunens rutiner for innsyn har også vært et tema i kontrollutvalget og der rådgiver på dokumentsenteret Marius Raugstad ga en orientering til utvalget som ble tatt godt i mot. Sammen med dokumentsenteret og veiledningstorget har han vært sentral i å revidere rutinene. Du kan lese notatet som ble oversendt til kontrollutvalget i forkant av orienteringen her.
Det er Dokumentsenteret som er vårt kompetansemiljø for innsyn og offentlighet sammen med kommunikasjon. Trenger du som saksbehandler hjelp og bistand er det bare å ta kontakt.
Det nye punktet:
Mottak av krav om innsyn (innsynsbegjæringer)
Alle innsynsforespørsler fra kommunens postlister sendes til en egen epostadresse innsyn@eigersund.kommune.no E-poster til denne adressen sendes automatisk videre til veiledningstorget. Veiledningstorget sjekker kalender og tilstedeværelse for saksbehandler og videresender e-posten til saksbehandleren dersom vedkommende ikke er fraværende.
Ved fravær sendes innsynsforespørselen videre til vedkommendes leder eller stedfortreder for håndtering. Alle slike e-poster vil bli videresendt med lesebekreftelse, og mottaker må bekrefte at e-posten er mottatt. Dermed får veiledningstorget kvalitetssikret at innsynsforespørselen er mottatt.
E-postadressen innsyn@eigersund.kommune.no vil også bli brukt for innsynsbegjæringer som kommer ikke kommer fra postlistene. Disse vil bli håndtert som alle andre henvendelser. F.eks vil en innsynsbegjæring som kommer til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no også bli videresendt til innsyn@eigersund.kommune.no Det samme vil gjelde for innsynsbegjæringer som kommer som ordinær post til kommunens postmottak. Dette for å sikre et enhetlig system for oppfølging. Innsynsbegjæringer som går direkte til den enkelte saksbehandler, skal behandles som andre henvendelser og skal besvares direkte av saksbehandler.
Her kan du lese hele rutinen Mottak av krav om innsyn (innsynsbegjæringer) Den vil også være tilgjengelig på siden for rutiner og i QM+.
Vi minner også om at det er en egen temaside for Innsyn på vår nettside.