Krav til universell utformet informasjon på nett har sin hjemmel i Forskrift om universell utforming av informasjons- og kommunikasjonsteknologiske (IKT)-løsninger. Forskriften peker på minimumskrav for nettløsninger og automater. Dette er krav vi har hatt i Norge siden 2014. Fra 2021 gjelder det alle slike løsninger, uavhengig av alder. For nettløsninger gjelder standarden WCAG 2.0. 

Uutilsynet sier dette om Offentleg sektor (..) 

"Offentlege verksemders nettløysingar skal utformast på ein måte som gjer at innhaldet er mogleg å oppfatte, mogleg å betene, er forståeleg og robust. Viss løysinga er utforma i samsvar med krava i EN 301 549 v3.2.1, er desse krava oppfylte."

Merk at kravet om universell utforming ikke bare gjelder for nettsteder, også gjelder for app’er og kommunens kontoer på sosiale medier. Og ikke minst for digitalt ekspederte brev, politiske saker med vedlegg mm.

Uutilsynet skriver dette om dokumenter: 

Dokumenter 
Hovedregelen er at dokumenter i en nettløsning skal være universelt utformet. 
Word-dokumenter, ODF-dokumenter og PDF-dokumenter som er en del av en nettløsning skal i utgangspunktet også overholde kravene til universell utforming. 
Det sentrale er at informasjonen på nettstedet skal finnes i en tilgjengelig versjon slik at de som bruker hjelpemidler kan forstå innholdet i dokumentene. 
Informasjon som du publiserer på nett bør som hovedregel legges ut i HTML. 
Dokumentformater publisert før 1. februar 2022 er unntatt fra kravene til universell utforming dersom de ikke er nødvendig for en aktiv administrativ prosess. 

For oss innebærer dette bla at alle politiske saksdokumenter med vedlegg som vi lager, utgående skriv, høringsuttalelser, notater, saksforelegg, rapporter, og vedlegg som planer mm, må lages slik at de er universelt utformet.  

Omfatter regelverket også fagsystemer?

(..) Regelverket omfatter ikke fagsystemer. Med fagsystem mener vi for eksempel saksbehandlingssystemer, publiseringsløsninger og systemer for tidsregistrering og reiseregninger. 

Som det fremgår av sitatet fra nettsidene til Uutilsynet, så gjelder ikke kravene i utgangspunktet for fagsystemer, slik som saksbehandlingssystem. «I utgangspunktet» fordi isolert sett er det ikke så enkelt. Det er nemlig et stor men her og det er fordi alt vi ekspederer digitalt havner på et nettsted, slik DigiPost, Altinn, eBoks mm. Og da gjelder kravet om universell utforming. Dette er avklart med Uutilsynet og de kommer til å presisere dette på sine nettsider. Og som nevnt tidligere, så skal alt som publiseres gjennom politisk behandling uansett være omfattet av kravene til universell utforming. Publiserer vi informasjon til en app, gjelder kravet til app’en.

Hva innebærer så kravet om universell utformede dokumenter

Det innebærer at alle dokumenter må lages på en bestemt måte og der det stilles krav til:   
  • Dokumentstruktur, formatering og stiler. 
  • Overskrifter  
  • Bilder og illustrasjoner 
  • Tabeller 
  • Lister 
  • Spalter 
  • Sideskift 
  • Kontrast mellom tekst og bakgrunn 
  • Farge 
  • Språk og stavekontroll 
  • Lenker 

Skjermleser

En skjermleser er et dataprogram som brukes av blinde og svaksynte for å få tilgang til informasjonen som vises på dataskjermen. Bruk av stiler i Word, overskrifter, alternativ tekst for bilder og tabeller, samt rett utforming av celler, rader mm i tabeller, er helt avgjørende for praktisk navigering for skjermlesere.
 
Hvordan et dokument ser ut for en skjermleser, kan du se hvis du sjekker et pdf-dokument med gratis programmet PAC 2021. 
 
I Office 365 er det også en funksjon for å «Undersøk tilgjengelighet». Vi ser nå også på et programtillegg, Assist fra Kommuneforlaget, som i Office365 kan gi fortløpende tilbakemelding på dokumentet slik at du slipper å huske alt, men kan endre på dette fortløpende/før du ferdigstiller det/sender det i fra deg. Kommuneforlaget har lagd et White Paper for Assist med en del tips for en universell utformingsprosess i en kommune. (Enkelt forklart er whitepaper et kunnskapsdokument som brukes til å forklare komplekse problemstillinger for relevante mottakere og potensielle kunder)
 

Tilgjengelighetserklæring 

Som offentlig virksomhet skal vi ha en tilgjengelighetserklæring på alle våre nettsteder innen 1.12.2023. Det er obligatorisk å bruke tilsynets løsning uustatus.no

Kravet er også at vi skal ha en årlig «digital helsesjekk», slik at tilgjengelighetserklæringen ikke er en engangsjobb, men et fortløpende arbeid der erklæringen må oppdateres årlig.

Dette er med andre ord, noe vi må forholde oss til. Kravet gjelder som sagt alle nettsider og for sosiale medier, og det skal være en pr. domene. (nettsted). Uutilsynet regner med at en full gjennomgang av den enkelte nettside med erklæring vil ta to dager. 

For vår hovednettside og alle som ligger under www.eigersund.kommune.no og som publiseres gjennom Custom Publishing, tar kommunikasjon seg av dette. Det samme gjelder for nettsider der vi har praktisk publisering. Kommunikasjon håndtere f.eks ikke nettsidene for skolene, Eigersund Næring og Havn KF, da disse selv har egne løsninger utenfor kommunikasjon. Vi har bestilt en gjennomgang av våre nettsider fra vår leverandør og vil få en rapport som gir oss tilbakemelding på hva som må endres. Deretter må leverandøren ta sin del, vi må rette opp i vår del, f.eks gjennomgå alle skjema som ligger på skjemaoversikten. Mesteparten av skjemaene som er lagd i skjemamodulen og vil antagelig stort sett være ok, men alle pdf-skjemaer må nok lages på nytt. 

Kravene til universell utforming for nettsteder innebærer også at alle videoer som publiseres må være tekstet. Det er en av grunnene til at vi kommer til å gå over til en profesjonell publiseringsløsning for overføring av politiske møter, fra YouTube til kanskje KommuneTV. 

For nettsteder er det spesielt to spørsmål som er aktuelle. 
 
Må innhold som er publisert før 1. februar 2022 også være universelt utformet? 

"Fra og med 1. februar 2023 gjelder kravene i WCAG 2.0 og 2.1 for nettstedene til alle offentlige virksomheter. Dette omfatter som en hovedregel alt innhold på sidene, uavhengig av publiseringsdato. 

Unntak fra hovedregelen: I endringsforskriften ble det tatt inn et unntak for dokumentformater publisert før 1. februar 2022. Dette innebærer at dokumenter som er publisert før 1. februar 2022, og som ikke er nødvendige for «aktive administrative prosesser», ikke er omfattet av kravene til universell utforming." 

Det må gjøres en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle for å avgjøre om dokumentet er nødvendig for aktive administrative prosesser, men vi kan for eksempel tenke oss at et søknadsskjema fra 2015 som fremdeles er i bruk, ikke er unntatt fra kravene, og derfor må være universelt utformet. (..) 

Skal intra- og ekstranett også ha tilgjengelighetserklæring? 

"Ja. For offentlige virksomheter er også intra- og ekstranett omfattet av kravene til universell utforming, og det skal produseres tilgjengelighetserklæringer for disse. 
Intranett er rettet mot ansatte i en bestemt offentlig virksomhet, og blir typisk brukt for å formidle informasjon om interne forhold i virksomheten, som lønnsforhandlinger, arrangementer, nyheter om virksomheten, prosjekter og rutiner. 

Ekstranett er rettet mot bestemte eksterne tredjeparter, som ikke er ansatt i den offentlige virksomheten, men som allikevel skal ha tilgang til deler av den offentlige virksomhetens intranett. 

Regelverket omfatter ikke fagsystemer. Med fagsystem mener vi for eksempel saksbehandlingssystemer, publiseringsløsninger og systemer for tidsregistrering og reiseregninger."

Som det fremgår av sitatet fra nettsidene til Uutilsynet, så gjelder ikke kravene i utgangspunktet for fagsystem, slik som saksbehandlingssystem. «I utgangspunktet» fordi isolert sett er det rett, men – det er et stor men her og det er at i praksis vil kravene til publisert informasjon også gjelde her. Dette fordi at alt som vi ekspederer digitalt havner jo på et nettsted, slik DigiPost, Altinn, eBoks mm. Og da gjelder kravet om universell utforming. Dette har jeg avklart med Uutilsynet og de kommer til å presisere dette på sine nettsider. Og som nevnt tidligere, så skal alt som publiseres gjennom politisk behandling være omfattet av kravene til universell utforming. Publiserer vi informasjon til en app, gjelder kravet til app’en. 

Uutilsynet har en side med Ofte stilte spørsmål om tilgjengelighetserklæringen De har også flere E-læringskurs om universell utforming av nettinnhold

Uutilsynet gjennomfører også tilsyn med bla kommunene. Se mer informasjon om dette på nettsiden deres Slik fører vi tilsyn med nettsteder.

Hva skjer hvis virksomheten ikke har en tilgjengelighetserklæring 1. februar 2023?

"Tilsynet kommer ikke til å kontrollere innholdet i erklæringene i 2023, men vi kommer derimot til å kontrollere om virksomhetene har publisert erklæringene på sine nettsteder til den 1. februar 2023.

På sikt kan manglende tilgjengelighetserklæring føre til pålegg om retting og dagbøter. Virksomheter uten tilgjengelighetserklæring har i tillegg vesentlig større sannsynlighet for å bli utvalgt til kontroller og tilsyn.

Brukerne kan uansett sende klage til Diskrimineringsnemda, for manglende universell utforming. Å klage til Diskrimineringsnemnda kan gjøres med en gang, og er uavhengig av tilgjengelighetserklæringen."

Oppsummert

Det er med andre ord en større kartleggingsjobb som må gjøres, og et større arbeid med å følge dette opp i etterkant. Saken har også vært behandlet i kommunedirektørens ledergruppe som stiller seg bak det arbeidet som nå må gjøres.

Informasjon og opplæring er helt sentralt her, f.eks vil mye være avhengig av om grunnleggende Word-opplæring. F.eks bruker mange i dag sjeldent eller aldri funksjonen stiler med mindre de skal lage en innholdsfortegnelse.