Hva skal til for å sende ut e-poster til adressen «OkkaBy»?
Utsending av e-post til et så stort antall mottakere generer i sum mye arbeidstid. Tidvis ser vi også at det er brukere som ved en feil svarer på slike meldinger med «Svar til alle» som så generer ny/nye «OkkaBy» melding.
Det skal derfor være et formål som står i forhold til nytteverdien for kommunen og den enkelte mottakerne. Dette innebærer at det skal være en relativt høy terskel for å sende ut e-post til et så stor antall brukere.
F.eks vil ikke e-poster av typen «Har et skrivebord å gi bort» være aktuelle for «OkkaBy». Slike meldinger kan legges på kommunens intranettside under «Utstyr - gis bort / trenger»
Der det er mulig skal mottaker-gruppen «spisses» mest mulig. Eksempel: Meldinger som gjelder saksbehandlingssystemet Websak skal f.eks ikke sendes til «OkkaBy», men ved å bruke listen over brukere av Websak.
Hvem kan godkjenne utsending av e-post til «okkaBy»?
Alle e-poster til «OkkaBy» må nå godkjennes før de kan sendes ut. Godkjenning gjøres av kommunikasjonssjef eller kommunikasjonsrådgiver.
E-posten videresendes automatisk til disse to for godkjenning når avsender trykker Send på e-posten. Dersom e-posten blir godkjent, sendes den automatisk ut og der vedkommende som står bak e-posten, fortsatt vil stå som avsender.
Dersom noe haster og det ikke er mulig å få tak i kommunikasjonssjef eller kommunikasjonsrådgiver, kan ikt-brukerhjelpen og flere på IKT sende ut e-post til «OkkaBy», men da uten forhåndsgodkjenning.