Digital løsning har mange fordeler fremfor å fylle ut på papir. Ved bruk av digital reiseregning vil hver enkelt ha en god oversikt over egne reiser. God kontroll på hvor disse ligger i arbeidsflyten mot utbetaling. De ulike satser for km-godtgjørelse, diett etc vil alltid være oppdatert. Vi sparer oss alle for søk på nett etter enhver tid gjeldende satser.
Aktivere sin bruker på Visma.net Expense
Når man opprettes som bruker av Visma.net Expense så blir det sendt ut en «velkomstmail» der man blir bedt om å aktivere kontoen. Den enkleste måten å aktivere sin bruker/konto på er via denne «velkomstmailen». Når du aktiverer din konto velges passord. Mange kan nok ha slettet «velkomstmailen» da det er lenge siden de mottok denne.
Har man slettet «velkomstmailen» så kan man aktivere sin bruker på følgende måte:
- Gå inn på https://signin.visma.net
- Skriv inn e-postadresse som er brukernavn (for de fleste er dette den kommunal e-mail adressen, men her kan det forkomme avvik).
- Klikk «Glemt ditt passord» og du vil få tilsendt et passord som du senere kan endre.
Mottar man ikke passord så send mail til Lønningskontoret. Vi kan sjekke om den enkelte er koblet på og om det er brukt riktig brukernavn.
Hvordan logge seg på?
Man kan via PC, nettbrett eller telefon gå direkte inn via https://signin.visma.net. Skriv inn brukernavn og passord.
For de som er brukere i Enterprise (Økonomi, Faktura, HRM) så kan man gå inn på følgende måte:
- Klikk på ikon for Visma Enterprise
- Klikk «Meg selv»
- Klikk «Reiseregning»
- Klikk «Start Expense»
- Klikk “Opprett ny”
- Du er nå inne i løsningen og kan begynne å fylle ut reiseregning
Er du leder og har fått beskjed om at du har godkjenner-oppgaver klikker du oppe til venstre i blått felt dere det står «Visma.net Expense» og velger «Approval» i nedtrekksmeny.
Opprette reiseregning
Fyll ut opplysninger. I skjermbildet «Generell informasjon» kommer det automatisk opp den enheten hvor man i hovedsak jobber.
Her er det viktig at den som fyller ut reiseregningen tar et valg. Feltet hvor det står «Organisasjonsenhet» styrer hvem som vil få denne reiseregningen til godkjenning. I de fleste tilfeller vil dette være din leder, og organisasjonsenhet og ansvar er riktig.
Noen ganger foretas imidlertid en reise som skal dekkes av annen enhet. I eksemplet ovenfor vil reiseregning gå til den med godkjenneransvar for Finans- og analyse. Var dette en reise på vegne av f.eks. Kart- og oppmåling måtte det her blitt foretatt en korrigering av utfyller der Organisasjonsenhet endres til «Kart og oppmåling» slik at reiseregningen sendes til riktig leder for godkjenning. Tilsvarende måtte ansvar og funksjon blitt korrigert til riktig ut fra hvem som faktisk skal belastes for reisen.
Man får opp disse tre valgene for å registrere linjer:
Velg det som passer.
Legg ved kvitteringer
Det må legges med kvittering for utlegg som (flybillett, bussbillett, hotellovernatting etc). Dette kan gjøres ved å hente inn kvittering som er lagret på Pc’en man bruker.
Det er også mulig å ta bilde av kvitteringer og laste disse direkte inn i Visma.net Expense. For å gjøre dette trenger man en app for å ta bilde og laste inn kvitteringer. Pr i dag har Visma to ulike app’er som kan brukes til dette, men trenger kun en av disse. Begge kan lastes inn gratis. Disse er:
- Visma Employee
- Visma Attach
I appen Employee så får man også oversikt over sine reiseregninger. Pr d.d. kan man ikke benytte appen til å fylle ut reiseregning.
Benytter her samme brukernavn og passord som i Visma.net Expense.
App for ledere
Ledere med godkjenner-rolle kan laste inn og benytte app for å godkjenne reiseregninger.
Denne heter Visma Manager.
Samme brukernavn og passord som Visma.net Expense.
Det finnes en «jungel» av app’er. Vanlige brukere av Visma.net Expense trenger kun en app.