Her finner du rutiner for:

  • Frister for oppmelding/innlevering av politiske saker for saksbehandler, kommunalsjef og kommunedirektør med dato og klokkeslett.
  • Frister for levering av politiske saker som skal behandles
  • Oppmelding av saker til politiske utvalg
  • Saker som ønskes oppmeldt etter fristen for oppmelding til PA-møte og før PA-møtet, og saker som ønskes oppmeldt opp etter PA-møtet.
  • Saker som ønskes behandlet etter utsending av saksliste
  • Orienteringer i politiske utvalg
  Frist for saksbehandler for oppmelding av saker – innen kl 1200 dagen før politisk/administrativt møte Frist for kommunalsjef for levering til kommunedirektøren – innen kl 09:00 Frist for kommunedirketør for levering til  sekretariat – innen kl 09:00
Jan. 14.12.21 - tirsdag 04.01.22 - tirsdag 10.01.22 - mandag
Febr. 11.01.22 - tirsdag 25.01.22 - tirsdag 31.01.22 - mandag
Mars 15.02.22 - tirsdag 01.03.22 - tirsdag 07.03.22 – mandag
Apr. Ikke p/a-møte (kun PTU,  FS og ENH)
Kontakt kommunalsjef for frist for oppmelding av saker
29.03.22 – tirsdag
(Tidlig innlevering grunnet påske)
04.04.22 – mandag
(Tidlig innlevering grunnet påske)
Mai 05.04.22 - tirsdag 19.04.22 – tirsdag 25.04.22 –mandag
Juni 10.05.22 - tirsdag 24.05.22 – tirsdag 30.05.22 - mandag
Juni Ikke p/a-møte (kun PTU)
Kontakt kommunalsjef for frist for oppmelding av saker
09.06.22 - torsdag 14.06.22 – tirsdag
Aug. Ikke p/a-møte
Kontakt kommunalsjef for frist for oppmelding av saker
02.08.22 - tirsdag 08.08.22 – mandag 
Sept. 16.08.22 - tirsdag 30.08.22 – tirsdag 05.09.22 –mandag
Okt. 13.09.22 - tirsdag 29.09.22 – torsdag
(Tidlig innlevering grunnet høstferie)
05.10.22 – onsdag
(Tidlig innlevering grunnet høstferie)
Nov. 06.10.22 – torsdag
(Tidlig p/a-møte grunnet høstferie)
01.11.22 - tirsdag 07.11.22 - mandag
Des. 08.11.22 - tirsdag 22.11.2022 - tirsdag 28.11.20 – mandag
Jan.2023 13.12.22 - tirsdag    

 

Oppmelding av saker til politiske utvalg

Kommuneloven § 11-3.Innkalling og saksliste er tydelig på at det er utvalgsleder som setter opp saksliste for hvert enkelt møte. Administrasjonen kan melde opp saker, men kan ikke kreve at saken settes opp på sakslisten til et møte. Derimot skal en sak settes på sakslisten hvis minst 1/3 av utvalgets medlemmer krever det.

For å få til en god saksflyt, har kommunedirektøren, med sin ledergruppe og møtesekretærerne, et eget møte i forkant av alle "møterekker" med utvalgslederne i kommunestyre, formannskap, utvalg for samfunnsutvikling, planteknisk utvalg, levekårsutvalget, felles brukerutvalg og ungdomsrådet. Dette for å synkronisere saksgang og sakslister.

Dette møtet kalles PA-møte, Politikk/Administrasjon. Det eneste som avklares her, er gjennomgang av oppmeldte politiske saker og saksgang mellom utvalgene. For ordens skyld er det viktig å presisere at det ikke blir diskutert/avklart innhold i de oppmeldte sakene, det foretas med andre ord ikke saksbehandling i møtet. Noe slikt ville også ha gitt en uryddighet i forhold til utvalgsbehandling, møteoffentlighet mm. Det er også slilk at en utvalgslederne formelt ikke har noe mandat til å avgjøre noe mere enn øvrige utvalgsmedlemmer. 

For at disse møtene skal fungere etter hensikten er det viktig at saksbehandlerne overholder tidsfristene for oppmelding. 

Saker som ønskes oppmeldt etter fristen for oppmelding til PA-møte og før PA-møtet.

  1. Saksbehandler/enhetsleder avklarer med kommunalsjef om saken skal meldes opp.
  2. Kommunalsjef avklarer med kommunedirektør om saken allikevel kan meldes opp til PA-møtet etter fristen/utsendelse av oppmeldte saker.
  3. Kommunalsjef gir en forklaring i PA-møtet på hvorfor saken ikke var meldt opp slik at den kom med på oversikten.

Saker som ønskes oppmeldt opp etter PA-møtet.

  1. Saksbehandler/enhetsleder avklarer med kommunalsjef om saken skal meldes opp.
  2. Kommunalsjef avklarer med kommunedirektør om saken kan meldes opp eller om den skal utsettes.
  3. Om kommunedirektøren godkjenner oppmelding, må kommunalsjefen avklare med utvalgsleder at saken kan settes på sakslisten. Dette gjøres med en e-post og en forklaring på hvorfor saken må settes på sakslisten i etterkant. 
  4. Utvalgsleder gir tilbakemelding på e-post til kommunalsjef om hvorvidt det godkjennes at saken settes på sakslisten. Kommunedirektør og politiske sekretariat får kopi av e-posten.  
Når politisk sekretariat sender ut saksdokumentene, er det kun godkjent saksliste på PA-møte og e-poster med godkjenninger fra utvalgsleder som er grunnlag for sakslisten. 
 

Frister for levering av politiske saker som skal behandles

Saksbehandler trenger kun å forholde seg til tidsfrist fra egen kommunalsjef. Disse fristene har ikke politiske sekretariat/møtesekretær oversikt over da de varierer mellom kommunalsjefene ut i fra møterekke og sakenes innhold(kompleksitet.

For saker som kun skal behandles i et hovedutvalg der kommunalsjefen representerer kommunedirektøren, trenger kommunalsjefen kun å forholde seg til leveringsfrist til politisk sekretariat.

For saker som skal behandles i administrasjonsutvalg, utvalg for samfunnsutvikling, formannskap og kommunestyret, må kommunalsjefen forholde seg til leveringsfrist til kommunedirektøren.

Saksbehandler og kommunalsjefen må selv sørge for at det er nødvendig tid til å kunne gjøre større eller mindre endringer mm. Jo mer omfattende og kompleks en sak er, jo mer tid må den enkelte saksbehandler, enhetsleder og kommunalsjef sette av til å kunne gjøre endringer om det skulle være nødvendig fra overordnet nivå(er). Et godt tips er at god dialog underveis i prosessen vil jo gjøre godkjenningsprosessen enklere i sluttfasen.
 

Saker som ønskes behandlet etter utsending av saksliste

Kommuneloven § 11-3.Innkalling og saksliste er også tydelig på at etter at sakslisten er godkjent og publisert/sendt ut til medlemmene, er det kun utvalget som med alminnelig flertall kan vedta å utsette realitetsbehandlingen saken, dvs ta saken av sakslisten. Videre at en sak som ønskes behandlet etter at sakslisten er sendt ut/publisert, kan behandles i møtet hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan utvalget gjøre vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen (ettersending), hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

I politiske reglement for Kommunesstyret i Eigersund, § 4-3 Utsending av saksdokumenter, som gjelder for alle politiske utvalg i kommunen fremgår det at dersom ikke alle dokumenter i den enkelte sak foreligger ved utsendelse, skal dette angis med begrunnelse i innkallingen. Vedtak fra hovedutvalg ettersendes i utgangspunktet kun elektronisk til kommunestyret. Videre at det kun er i unntakstilfeller og i saker av høy viktighet at saker kan ettersendes og da kun etter godkjenning fra ordfører (utvalgsleder), og under forutsetning av at det sammen med utsendingen foreligger en utfyllende begrunnelse på årsaken. Ordføreren (utvalgsleder) avgjør om hvorvidt nye dokumenter som kommer kommunen i hende etter at innkallingen er sendt ut, skal forelegges kommunestyret (utvalget).

Rutinen for å få ettersendt en sak/nye dokumenter i saken er slik:

  1. Saksbehandler/enhetsleder avklarer med kommunalsjef om saken skal meldes opp, og sørger for en skriftlig begrunnelse som eventuelt kan følge ettersendingen.
  2. Kommunalsjef avklarer med kommunedirektør om saken kan meldes opp eller om den skal utsettes.
  3. Om kommunedirektøren godkjenner oppmelding, må kommunalsjefen avklare med utvalgsleder at saken kan ettersendes med anmodning om å sette den på sakslisten. 
  4. Utvalgsleder gir tilbakemelding på e-post til kommunalsjef om hvorvidt det godkjennes at saken settes på sakslisten. Kommunedirektør og politiske sekretariat får kopi av e-posten. 
  5. Politiske sekretariat sender ut saken med en tilleggsinnkalling der begrunnelsen fra saksbehandler fremgår, og sender ut nyhetsbrev som for hovedinnkallingen.
     

Orienteringer i politiske utvalg

Alle orienteringer i politiske utvalg settes nå opp som egne saker med saksnummer i det enkelte møte, og er formelt en del av møtet. Orienteringene blir også streamet dersom resten av møtet streames. I etterkant av møtet, sendes presentasjonene ut til møtende medlemmer/varamedlemmer og journalføres (arkiveres) i det enkelte møtets arkivmappe sammen med innkalling, saksdokumenter, protokoll m.m.

Saksbehandler trenger ikke å tenke på å lage noen sak til slike orienteringer, dette vil møtesekretæren ta seg av, i likhet med utsendelse og journalføring etter møtet.